Nota del Colegio de Abogados del Quindío

Por: Fernando Elías Acosta González *

Pedagogía jurídica.  El artículo 619 del Código de Comercio define los títulos valores, como aquellos documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación y de tradición o representativos de mercancías. De acuerdo con la normativa vigente, son los siguientes: cheque, letra de cambio, pagaré, factura cambiaria, bonos, certificado de depósito, carta de porte y reconocimiento de embarque.

Seguramente usted también habrá escuchado no una sino muchas veces, esta frase cuando se trata – por ejemplo - de asegurar que algún acreedor “no le vaya a hacer conejo” con determinada obligación: “venga y fírmeme esta ‘letrica’; confiemos en que no tengamos que usarla”. Mucha gente realmente desconoce los alcances y las repercusiones de estampar su rúbrica en ese ‘papelito’.

Teniendo en cuenta que los títulos valores tienen la calidad de documentos del comerciante, están cobijados por la obligación de ser conservados en medio físico o electrónico que garantice su reproducción durante los 10 años siguientes a su expedición, de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 del 2005.

Según esta disposición, durante dicho término el comerciante debe conservar los soportes de su información comercial y contable, con la posibilidad de utilizar para el efecto, a su elección, la conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción.

En este sentido, el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 indica que cuando se utilice un medio técnico, electrónico o magnético, el mismo deberá garantizar la reproducción exacta, caso en el cual el comerciante puede destruir el documento que se lleve en papel, sin más requerimiento, desde el último asiento, documento o comprobante.

Vencido el mencionado plazo de 10 años, los comerciantes podrán destruir los documentos pertinentes sin cumplir requisito alguno y sin que se les pueda exigir su presentación, preciso la Superintendencia de Sociedades.

En el caso analizado, la empresa consultante, en aras de demostrar su debida gestión y considerando que se trata de obligaciones que ya fueron canceladas, debe hacer las diligencias tendientes a lograr la restitución de los títulos valores a los acreedores de los mismos, conforme a las particularidades de los negocios jurídicos que les dieron origen.

* Colegiado.